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ＵＴエージェント株式会社は、総合製造派遣・請負事業・人材紹介事業を展開する人材サービス企業です。
同社では、複数の組織で過去応募者への掘り起こし施策を進めていました。施策を進める中で、組織全体の実施状況や各施策に対する求職者の反応を把握しながら、継続的に改善していくことに課題が見えてきました。
社内でも運用の改善を重ねていましたが、より効果的に施策を進めていくためには実施状況や求職者の反応を可視化し、改善につなげられる仕組みが必要だと考えCastingONEを導入しました。
今回は、ＵＴエージェントのエリア・アライアンス採用ユニットの倉垣様に、CastingONE導入前の課題から全国展開までの取り組みについてお話を伺いました。
導入の背景
- 誰に・いつ・どの程度アプローチしたのかを組織として把握できず、掘り起こしの実行状況が担当者任せになっていた
- 掘り起こし施策の実施結果と採用実績を結び付けられず、どのアプローチが応募や採用につながったのかを検証できなかった
解決策
- CastingONEの配信結果と社内の採用実績を照らし合わせて施策の効果を数値化し、配信内容やアプローチ方法を改善
- CastingONEで求職意欲が高いと回答した方を優先し、過去の面談記録から案件を準備したうえで連絡
- 求人情報の自動差し替えと自動配信機能で定型作業を削減し、本部と各拠点の役割を分担
効果
- 掘り起こし経由の採用単価を媒体経由の半分以下に抑制
- 配信頻度や求職者の反応を組織で確認し、結果を見ながら改善できる掘り起こし運用へ移行
- 1名で全国分の掘り起こし運用を対応
実行状況と成果が見えず、優先順位も担当者任せだった掘り起こし運用
—— CastingONE導入前は、どのような課題がありましたか。
掘り起こしの実施状況と成果を組織として把握できず、対応の優先順位も付けられない属人的な運用になっていました。
過去応募者への掘り起こしは重要だと認識していましたが、各拠点の採用担当者が空き時間に対応しており、実施状況にはばらつきがありました。
対象者や架電記録は、応募者管理システムから出力したCSVをスプレッドシートで管理していたため、誰にいつ、どの程度アプローチしたのかを組織として把握できていませんでした。また、オウンドメディアや外部コールセンターなどの施策も並行していましたが、実施結果と採用実績を結び付けられず、どのアプローチが成果につながったのかを検証できない状態でした。
導入の決め手は配信状況と求職者の反応を確認し、次の施策に活用できること
—— CastingONEの導入を決めた理由をお聞かせください。
決め手は、過去応募者へ継続的に情報を届けるだけでなく、誰にどの頻度で配信したのかや、配信後の反応、求職意欲、応募状況を確認できる点でした。
配信状況を組織として確認し、その結果を次の配信や求職者対応に活用できれば、担当者任せだった掘り起こしを継続的に改善できると考えました。
当時は、過去応募者の掘り起こしに特化したシステムがあること自体を知りませんでしたが、配信して終わるのではなく、結果を確認しながら改善できる仕組みが自社の課題に合っていると感じ、まずは九州エリアの導入を決めました。
配信・架電の運用改善を続け、九州エリアで採用単価を媒体比半分以下に
—— 導入後、運用はどのように変わり、どのような成果が得られましたか。
CastingONEの導入後は、担当者ごとに対応していた掘り起こしから、配信や架電の仕組みを組織で改善し続ける運用へ変わりました。その結果、九州エリアで掘り起こし経由の採用単価を媒体経由の半分以下に抑えることができました。
—— 採用単価を抑えられた要因は何だったのでしょうか。
配信の運用改善と意欲の高い人への架電が効いています。
すでに接点のある過去応募者へ継続的に情報を届け、配信後の開封・クリック・応募状況を確認しながら、反応の得られた配信内容やアプローチ方法を次の施策へ反映できたことです。
CastingONEで配信結果を確認することで、どのような情報を、どのような方法で届けると応募につながりやすいのかを把握し、配信のたびに内容を見直せるようになりました。
新規応募の獲得だけに依存せず、過去応募者との接点を継続しながら、反応をもとに施策を改善したことが、掘り起こし経由での採用獲得と採用単価の抑制につながりました。
求職意欲の可視化により、優先対応と具体的な案件提案が可能に
—— 求職者への架電対応はどのように変わりましたか。
以前は、担当者の空き時間に合わせて対象者へ順番に架電していました。現在は、CastingONEで求職意欲を確認し、優先して対応すべき求職者を判断しています。
求職意欲が高いと回答した方については、過去の面談記録を確認し、その方に合いそうな案件を準備してから連絡します。
単なる状況確認ではなく、具体的な仕事の提案から会話を始められるようになり、求職意欲の高い方への対応から採用につながるケースも生まれています。
九州で確立した掘り起こし運用と採用実績をもとに、全国展開へ
—— 全国展開を進めるうえで、何が社内の判断材料になりましたか。
一番大きいのは、CastingONEの掘り起こし施策の効果を実績の数値で説明できたことです。
九州エリアで約2年間運用したCastingONEの掘り起こし実績を見て「各拠点が空き時間に手探りで進め、成果も追えていなかった従来のやり方では通用しない。仕組みとして回すべきだ」という認識が全社で揃いました。こうして九州エリアで積み上げた実績が全国展開を後押しし、そこで確立した運用を全国へ横展開しました。
—— 全国展開後は、どのような運用体制に変更したのでしょうか。
全国分の配信運用は本部がまとめて担い、配信後の反応（応募や求職意欲）を受けた架電・求職者対応は、各拠点の採用担当者が行う体制にしました。
全国規模で掘り起こしを継続するには、掘り起こしの仕組みそのものを本部で回せるようにし、各拠点は求職者対応に集中できる仕組みを整える必要がありました。
自動配信と役割分担により、1名が全国分の配信運用を担当
—— 全国の配信運用を回すうえで、どのような工夫をしていますか。
CastingONEの求人情報の自動差し替えと自動配信機能によって、定型的な配信作業を仕組み化しています。どのような配信をするか設計して型さえ整えれば、あとは自動で回るため対象や拠点が増えても本部側の作業が増えることはほぼありません。
現在は、本部の1名が全国分の配信作成・配信運用を担当しています。応募や求職意欲の反応後の架電や求職者対応は各拠点が担うので、本部は配信設計と改善に集中できます。
CastingONEによる自動化と、本部・各拠点の役割分担によって、少人数でも全国規模の掘り起こしを継続できています。
今後の展望：誰が担当しても継続できる掘り起こしへ
—— 今後、掘り起こしをどのように進化させていきたいですか。
求人自動配信によって負荷は抑えられていますが、配信の設計には担当者の経験やセンスがやや残っています。
今後は、CastingONEで確認できる配信後の反応や求職意欲を既存の求職者情報と組み合わせ、誰が担当しても判断しやすく、より適切な求人を届けられる運用を目指します。
—— 最後に、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
掘り起こしは、一度連絡して終わるのではなく、結果を見ながら継続することが重要です。
CastingONEの導入後は、配信状況や反応を組織で確認し、結果を見ながら改善できるようになりました。全国展開後も、少人数で配信運用を続けられています。
掘り起こしを一時的な施策ではなく、継続的な採用活動として仕組み化したい企業に合うと思います。
